Projekt redakcyjny
Wdrożenie portalu obsługi autorów i recenzentów w redakcji czasopisma naukowego — od decyzji o zakresie po pierwsze miesiące pracy.
Redakcja przez kilka lat prowadziła nabór tekstów przez pocztę elektroniczną. Zgłoszenia trafiały na adres ogólny, recenzje wracały na skrzynkę sekretariatu, a poprawki autorskie krążyły między redaktorami prowadzącymi. W momencie, gdy w jednym kwartale wpłynęło ponad sto dwadzieścia propozycji, ustalenie, na jakim etapie znajduje się konkretny artykuł, wymagało przeszukania wątków i arkusza pomocniczego.
Decyzja o portalu nie wynikała z mody na cyfryzację. Wynikała z konkretnego problemu: recenzenci rezygnowali z pracy, gdy nie mogli szybko sprawdzić, czy tekst został już skierowany do oceny, a autorzy ponawiali pytania o status. Każde takie zapytanie zajmowało czas, który można było przeznaczyć na redakcję merytoryczną.
Zamiast budować rozbudowany system wydawniczy, zespół ograniczył się do trzech ścieżek: zgłoszenie tekstu, obieg recenzencki i korekta autorska. Świadomie zrezygnowano z modułu składu i rozliczeń, uznając, że te obszary obsłuży dotychczasowe oprogramowanie. Taka decyzja skróciła wdrożenie i uprościła szkolenie recenzentów, którzy w większości nie pracują w redakcji na co dzień.
Prace podzielono na dwie części. Pierwsza objęła formularz zgłoszeniowy i panel recenzenta, druga — widok autora oraz rejestr decyzji. Najwięcej dyskusji wywołał zakres widoczności recenzji. Ostatecznie przyjęto zasadę, że autor widzi treść uwag dopiero po decyzji redakcji, a nie w trakcie obiegu. To rozwiązanie odbiegało od pierwotnych założeń, ale odpowiadało praktyce przyjętej w czasopiśmie.
Równolegle przygotowano krótki przewodnik dla recenzentów — dwie strony z opisem kroków i wyjaśnieniem, co dzieje się po wysłaniu oceny. Bez tego dokumentu pierwsze tygodnie pracy portalu byłyby prawdopodobnie pełne telefonów z pytaniami o logowanie.
Po trzech miesiącach pracy w portalu liczba ponownych zapytań autorów o status tekstu spadła wyraźnie, choć nie zniknęła całkowicie. Część recenzentów nadal prosiła o pomoc w obsłudze, głównie przy pierwszym logowaniu. Zespół redakcyjny zauważył też, że rejestr decyzji ułatwia przygotowanie sprawozdania dla wydawcy — wcześniej wymagało to ręcznego zestawienia z arkusza.
Nie wszystko zadziałało od razu. Formularz zgłoszeniowy okazał się zbyt szczegółowy w części dotyczącej dorobku autora, więc po kilku tygodniach uproszczono dwa pola. Ta poprawka pokazuje, że nawet dobrze przygotowany zakres wymaga korekty po zetknięciu z codzienną pracą redakcji.
Wróć do przeglądu projektów lub napisz do redakcji przez stronę kontaktową.